Tugasan 2 (Cara membuat sijil menggunakan Mail Merge)

Assalmualaikum dan selamat sejahtera,

I’m back. Be Boss for yourself my dear. Macam mana keadaan korang? Sihat? Aku harap semua sihat-sihat belaka. Sebenarnya aku dah lama nak masukkan entri ni, tapi masalah connection internet kat upsi ni. Aduhh, sakit hati pun ada. Tapi takpalah, kita redha je. Aku nak tunjuk kat korang semua cara-cara membuat sijil menggunakan mail merger. Setelah mendapat penerangan dari Encik Fadhil Harfiez, baru aku tahu, buat sijil ni mudah, aku sering terbayang bagaimana panat jerihnya orang yang membuat sijil yang berlambak-lambak kat sekolah tu, tapi rupanya anggapan ku melayang dibawa arus transparent. Hanya gunakan database sahaja. aku tertipu selama ini. Aku ingat lagi cikgu aku cakap, ‘kesian kat kerani yang buat sijil, penat mereka buat, awak semua harus hargai sijil ni’. Cukup disini cerita silam aku, jom tengok cara-cara nak buat sijil dengan mudah. 

Langkah pertama, korang hanya perlu menggunakan Microsoft Office. majoriti daripada korang mesti pernah guna, macam aku, aku guna Microsoft Office 2007 je, orang lain dah maju, pakai 2013 punya Microsoft Office, laptop pun mahal-mahal umpama bedil arsenal tuh. Aku ni pakai netbook 1Malaysia je (syukur).

Langkah Kedua: Pastikan Microsoft Office Word (MO Word) jadi macam ni(untuk pengguna 2007 sahaja)

Sijil yang diamanahkan oleh Encik Fadhil untuk aku buat perlu mempunyai butiran seperti berikut *Skema je ayat aku*

1)  Lencana sekolah

2) Nama sekolah

3) Jenis Sijil (Sijil Penyertaan dan Sijil Penghargaan)

4) Nama pelajar (Pelajar yang mengambil bahagian)

5) Nombor Kad Pengenalan

6) Nama program

7) Anjuran

8) Masa dan Tarikh

9) Tandatangan pengetua

Nah, sijil lengkap aku, dah siap, sekali dengan nama jenis sijil dengan nombor kad pengenalan pelajar AKA peserta lagi *Nama dan nombor kad pengenalan adalah rekaan semata-mata, tiada kaitan dengan yang hidup atau yang telah meninggal dunia

Step 1: Banyak-banyak button kat menu atas tu, korang perlu pilih button Mailing.

Step 2: Korang kena klik dekat Start Mail Merge untuk memulakan pencantuman mel.

Step 3: Pilih pula Step by Step Mail Merge Wizard, kalau korang dah pakar, tak payah guna step by step ni

Selepas selesai tekan Step by step Mail Merge Wizard dekat button Start Mail Merge, menu kat tepi tu akan keluar, kat situ dia akan 'ajar' kita satu per satu cara nak buat mail merge ni.

Step 1: kita nak buat sijil kan, so, pilih format letter kat situ.

Step 2: Selesai je pilih letter tu, korang tekan Next untuk meneruskan step seterusnya.

Step 1: Oleh kerana aku nak guna sijil yang aku buat macam dalam gambar tu, aku guna pilih Use Current Document. 

Step 2: Tekan Next untuk step yang seterusnya.

Ni adalah bahagian penting, bahagian ni, korang akan lihat bagaimana nak masukkan data yang korang kehendaki.

Step 1:Pilih Type a New List

Step 2: Pilih Create

Step 3: Bila dah tekan button Create tu, dengan serta merta kolum dalam bulatan besar tu akan muncul, kat situ la korang nak tambah data tentang yang perlu.

Step 4: Perhatikan betul-betul, banyak kategori, tapi jangan bimbang sangat sebab kategori tu boleh di 'delete', dan boleh di 'add' dan boleh di 'rename'. buat ikut keperluan. Klik pada button Customize Column.

Sebaik sahaja klik pada button Customize Column ni, kolum dalam bulatan merah tu akan muncul. Disini lah terletaknya fungsi-fungsi delete, add dan rename kategori tu. Aku just tinggalkan tiga kolum iaitu untuk Jenis Sijil, Nama dan nombor kad pengenalan.Lepas tu aku rename kategori tu dengan nama yang aku nak. Katakanlah korang nak tambah kategori, hanya klik pada button add. Mudah kan?

Dah selesai aku manage data aku, penat umpama pergi bersawah. haha (Tak kelakar). Sekarang hanya tinggal 3 kategori, jenis sijil, nama dan nombor kad pengenalan. Korang perlu taip jenis sijil iaitu sijil penyertaan dan nama 5 orang pelajar termasuk kad pengenalan mereka dan juga sijil penghargaan dengan 5 nama pelajar yang sama disertakan dengan nombor kad pengenalan mereka. Senang bukan, tak perlu susah-susah pergi edit satu per satu sijil.

Selepas selesai je tulis data tu, jangan lupa save. Kalau tak, sampai bila korang tak boleh guna dat yang korang tulis tadi. (Aku yang tulis sebenarnya, muahaha).

Selepas korang save, list nama ni akan keluar dengan automatiknya, bila dah keluar list nama ni, tekan button ok untuk menggunakan data ini.

Langkah seterusnya, korang kena tukar Jenis Sijil, Nama dan Nombor Kad Pengenalan. Firstly korang kena highlightkan dahulu Jenis Sijil dan kemudian klik 'Insert Merge Field' dan pilih tajuk untuk Jenis Sijil. Cara yang sama juga untuk masukkan nama dan nombor kad pengenalan tu. Selesai je step ni, korang boleh la tekan preview result 

Tengok!! dah siap sijil aku, dengan bangganya aku mempersembahkan, sijil yang aku buat ini dengan nama yang pelbagai tanpa perlu mengedit satu persatu sijil. (Bangga dan kembang hidung). Lepas je puas hati, tekan 'Finish & Merge' and let it printed.

Fullview of my sijil. dah selesai.

beginilah cara membuat sijil dengan menggunakan mail merge ini. Mudah bukan? haha,so kalau korang ditugaskan untuk membuat sijil yang bertimbun-timbun, gunakan cara yang mudah ni. Selamat mencuba. Have a Good Luck